안녕하세요. 날아라 임과장입니다.
국내에서 물품 혹은 서비스 거래를 할 때는 거래명세표 혹은 거래명세서를 발급을 합니다. 필수적으로 발급해야하는 서류가 아니라 생략하는 회사가 있지만 저는 무조건 발급하는 것을 권장합니다. 필수적인 서류가 아님에도 불구하고 왜 발급하라고 하는 것일까요? 오늘은 "거래명세서"에 대하여 이야기해보겠습니다.
거래명세서란?
거래명세서 또는 거래명세표라고 불립니다. 사업자간에 재화나 서비스를 거래할 때 누가 얼마에 어떤 품목을 거래했는지 "거래를 증빙하는 서류"로 발급하게 됩니다. 내용은 세금계산서와 동일하지만 세법상 증빙은 불가합니다. 세법상의 증빙은 세금계산서만 가능하죠.
"아니 그럼 세금계산서와 동일한 내용이고, 세법상 증빙도 안되고 세금계산서만 쓰면 되지 뭐하러 또 작성해?"라고 생각하시는 분들이 있습니다.
하지만 거래를 하다 보면 예기치 못한 일들이 비일비재하게 일어납니다. 특히, 물품이 오고 갈 때 문제가 빈번하게 발생하는데 상황에 따라 세금계산서는 물품 공급할 때가 아닌 익월 10일전에 발급하기도 하며, 일정 기간동안의 거래를 합산하여 한번에 발행하기도 하기 때문에 가끔 문제가 발생하였을 때 명확한 파악이 안될 때도 있습니다.
이럴 때 거래명세서가 세금계산서를 보충하기 때문에 거래에 문제가 생겼을 때 어느쪽에서 문제가 생겼는지 책임소지를 분명하게 해주기 때문에 중요합니다.
거래명세서 양식 및 작성 방법
거래명세서 (혹은 거래명세표)는 세금계산서의 내용과 동일합니다. 특별히 정해진 양식이 없기 떄문에 아래 내용을 포함하여 각 회사의 양식에 따라 작성하시면 됩니다.
1. 공급받는자(구매자) 정보 표시
2. 공급자(판매자) 정보 표시 - 사업자명 옆에 회사 직인 날인
3. 거래일자(발주일) 표시
4. 인수자 표시 - 실제 제품/서비스를 인수하는 담당자
5. 품목, 제품 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액 표시, 총액, 미수금, etc
6. 비고 - 거래시 참고 사항 및 협의 사항 기재 (없으면 공란)
양식이 없으신 분을 위해 거래명세서 양식을 첨부하였으니 다운 받으셔서 이용하시면 되며, 작성이 완료되시면 "공급자(판매자)용 1부" 와 "공급받는자(구매자)용 1부" 총 2부를 작성하시고 거래 내역 별로 세금계산서와 같이 보관하시면 됩니다.
거래명세서 양식은 총 2가지를 업데이트 하였습니다. 2가지를 다운로드 하셔서 원하시는 양식에 따라 수정 사용하시길 바랍니다.
거래명세서와 같이 알아두면 좋은 내용
앞서 말씀드렸듯 거래명세서는 세법상 증빙은 불가하지만 거래를 증빙하는 하나의 서류로 사용된다고 말씀드렸습니다.
거래 증빙을 하는 이유는 다양한 사건이 발생하였을 때를 미리 대비하기 위함인데, 거래를 하다보면 정말 다양한 사건이 발생할 가능성이 있고 거래명세서 하나만으로는 문제를 해결하는데 어려움이 있을 수 있죠.
그때 미리 알아두면 좋은 것이 "물품공급계약서"입니다. 거래의 종류와 액수에 따라 미래에 위험이 발생할 가능성이 있는 거래라고 한다면 거래를 하기 전에 "물품공급계약서"를 알아두고 작성하는 것이 좋죠.
물품공급 계약서의 종류와 작성 방법, 그리고 양식을 다운로드 하실 수 있도록 정리해뒀습니다. 해당 내용에 대한 자세한 내용은 아래 링크를 통해 확인하시길 바랍니다.
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