안녕하세요. 임과장입니다. 모든 거래에는 계약서가 필요합니다. 일반적으로 우리가 마트에가서 장을 보거나, 편의점에서 라면 하나 사 먹을 때에도 계약서는 필요하죠. 물품의 크기와 가격을 떠나 모든 거래에는 계약 사항이 존재하는 것입니다. 대신, 우리가 흔히 아는 영수증, 혹은 거래명세서에 쓰여있는 약관으로 갈음하는 것이죠. (영수증 뒷면에 계약사항 혹은 약관이 쓰여있는 것을 보신 적이 있으실 겁니다.).
소매 거래 뿐만 아니라 도매 거래도 동일합니다. 도매 거래도 문제 소지가 발생하지 않는 조건 안에서 발주서 혹은 인보이스(거래명세서)가 계약의 효력을 대신하기 때문에 갈음하는 것이죠.
그렇다면 우리는 언제 물품공급계약서를 작성하는 것일까요? 오늘은 물품공급계약서 (매매계약서)를 작성하는 시기와 방법에 대해서 알아보겠습니다. 정말 기본이 되는 내용이기 때문에 끝까지 읽어주시고 표준 양식도 다운로드 하셔서 작성해보시길 바랍니다.
**업로드한 양식은 기본 표준계약서의 내용을 반영하였지만, 실제 실무를 보면서 중요하게 생각되는 내용으로 재편집하여 업로드하였습니다. 꼭! 설명을 읽어보시고, 중요사항 체크하신 뒤에 양식을 작성해보시는 것을 권장드립니다.
물품공급계약서 (매매계약서) 작성 시기
물품 거래 공급 시기가 달라지거나, 대금 지급 시기가 달라지거나 하는 조건이 달라지는 거래들은 대게 물품공급계약서 작성합니다. 즉, 미래에 위험이 발생할 가능성이 있는 거래에는 책임 소재를 분명히 하고 안전한 거래를 하기 위해 서로가 미리 대비하여 작성하는 것이죠. 위험부담이 있거나 책임 소재를 분명히 해야하는 거래건에서는 물품공급계약을 작성하는 것이 바람직합니다.
물품공급계약서 (매매계약서)의 종류
물품공급계약서 (매매계약서)는 개인과 기업, 상황에 따라 다양하게 작성되는데, 기본적으로 제가 회사에서 작성하는 폼은 4가지로 나뉘어 작성됩니다. 본인의 상황에 맞게 수정, 변경하셔서 작성하시길 바랍니다.
1) 내수용 물품공급계약서 (물품매매계약서) : 국내 기업간 내수 거래를 위해 작성 2) 수출용 물품공급계약서 국문 (해외 물품매매계약서) : 제조사와 수출자간 수출 공급 위해 작성 (제조사가 직수출자일 때에는 작성하지 아니하고, 수출자가 따로 있는 경우 수출대행계약 혹은 물품공급계약서로 작성한다.) 3) 수출용 물품공급계약서 영문 : 수출자와 수입자(바이어) 사이 물품 공급을 위해 영문으로 작성 (제조사가 직수출자일 때도 작성) 4) 수출용 3자 물품공급계약서 국/영문 : 제조사, 수출자, 수입자(바이어) 3개 기업 사이에 물품 공급을 위해 작성. |
물품공급계약서 (매매계약서) 작성 방법
앞서 설명드린 4개 물품공급계약서 내용은 상황에 따라 포함되는 내용이 달라지고, 계약 주체의 협의 내용에 따라서 천차만별로 달라집니다. 작성 방법에 대하여 암기하신다는 것보다 기본 틀을 이해하시고 작성하는 것이 도움이 됩니다.
우선 공통적으로 필히 확인해야하는 부분은 아래 설명하였고, 기타 부수적인 내용들을 업로드한 양식에 첨부했습니다. 꼭 다운로드하셔서 숙지하시길 바랍니다.(단, 각 계약서 별 기재 내용 순서 및 추가 내용들은 달라질 수 있습니다)
일반적인 공통사항은 대게 아래 16개 조항이 포함됩니다. 4대 물품공급계약서에 공통적으로 포함되는 사항이죠. 이외에는 국내 거래냐 수출이냐에 따라 조건이 달라지고 사용되는 용어도 달라지게 되니 확인하시길 바랍니다.
1. 거래 물품
거래 물품 조항입니다. 기본적으로 어떤 품목을 거래할 건지 모델명, 상품명, 수량, 단가, 특징들을 기술하여 작성합니다. 물품의 종류가 많을 시에는 따로 [별첨]으로 따로 작성하여 날인하고, 계약서 후면에 같이 첨부해도 됩니다.
2. 대금 지급
정말 중요한 조항입니다. 언제, 어떠한 방식으로 대금을 지급할 것인지를 명시하는 조항입니다. 국내 거래의 경우 선수금과 잔금 내용을 각 상황에 맞게 %로 기재합니다. 예를 들어, 출하 전 선금 100%, 선금 50% 및 상품 출하 전 잔금 50%, 선금 30%, 출하 전 잔금 50% 와 같은 형식으로 작성을 하게 되죠.
단, 수출의 경우에는 전신환송금(T/T), LC, 추심결제방식, 오픈 어카운트 방식, 선지급 방식 등으로 지급 방식이 나뉘게 되니 해당 내용을 참고하여 기재하는 것이 좋습니다.
3. 물품 인도
물품을 언제 어떻게 인도할 것인지 정하는 조항입니다. 매도인이 매수인에게 언제까지 물품을 인도할 것인지를 작성하고, 비용은 누가 부담할 것인지 정합니다. 국내의 경우에는 국내 화물 비용 정도의 협의 내용을 기재하겠지만, 수출의 경우에는 국제 무역 거래 조건인 인코텀즈 (INCOTERMS) 인도 조건에 따라 내용을 상세하게 기재하는 것이 필요하죠.
또한, 인도 기한 연장에 대한 내용을 추가로 기재합니다. 매도인의 귀책사유 또는 불가항력으로 인해 납품 기한 연장이 필요할 시, 매도인은 해당 사유와 납기 예정일을 서면으로 작성하여 제공해야 한다는 의무를 작성하고, 연장 일정과 귀책사유에 따른 손해는 협의하여 정한다는 내용을 작성하는 것이죠.
4. 이행 지체
물품 인도 조항에서 이행 지체 되었을 경우 작성하는 추가 조항으로써, 이행 지체로 인한 손해 정도를 작성하는 것을 이야기합니다. 예를 들어, 지연 손해금을 규정하고 지연되는 이자를 받는다거나 지급해야 하는 잔금 정도를 지연 이자만큼 차감한다는 내용을 포함하는 것이죠.
4. 물품 검수
물품이 발송 되기 전 물품을 검수해야 한다는 책임 조항입니다. 수량이 부족하거나 물품의 하자가 발견한 경우 즉시 매도인에게 서면 통지해야 한다는 내용을 포함하고, 물품 검수를 하였음에도 불구하고 최초 배송 시 물품의 하자나 오배송이 발생한 경우 물품 수령을 거절할 수 있다는 내용을 기재합니다.
5. 품질 보증(검사)
품질 보증 조항은 매도인이 제품이 적합한 품질, 성분 검사를 거쳐 판매가 가능하다는 것을 보증하는 내용의 조항입니다. 제품에 대한 품질 혹은 성분 검사가 필요한 경우, 매수인이 매도인에게 검사를 요구 할 수 있다는 내용이 포함되며, 검사 비용은 매도인이 지불해야 한다는 내용을 포합합니다. 더불어, 매도인은 제품을 인도하기 전에 미리 매수인에게 품질을 보증하는 서류를 제공한다는 책임 내용도 기재되죠.
예를 들어, 전자 제품 판매를 위해 KC 인증이 필요한 제품이라면 제조사(매수자)가 인증을 받아 매수자가 판매를 할 수 있도록 품질 검사 서류를 제공하는 것입니다.
단, 이미 공인 기관을 통해 품질, 성분 검사에 합격한 품목에 대해 재검사 혹은 인증을 요구할 시에는 매수자가 비용을 지불한다는 매수자의 책임도 기재하는 것이 필요합니다.
6. 판매 국가 (or 판매 지역, 채널)
제공되는 제품의 판매 국가 혹은 지역, 채널에 대해 기재합니다. 판매 권역을 제한하지 않아 문제가 발생할 수 있기 때문에 내용을 필히 기재하는 것을 권장합니다.
예를 들어, 국내에만 허가한 제품을 간이 수출 형식으로 해외에 팔아 문제가 생겼을 시, 추후 판로 개척이 어렵고 해외 수출 계약이 파기되는 경우들도 발생하였습니다. 이에 따른 책임 소재를 분명하게 하고, 관리하기 위하여 작성하는 것이 좋습니다.
7. 계약 기간 및 효력
계약의 효력이 발생하는 날짜와 기간을 명시합니다. 대체로 계약 기간을 1년, 2년 식으로 쓰는데, 될 수 있으면 20__년 00월 00일부터 20__년 00월 00일 까지라고 정확하게 명시하는 것이 좋습니다.
8. 불가항력
수출의 금지, 수출면허 발급의 중지, 정부의 제한, 천재지변, 전쟁, 봉쇄, 혁명, 내란, 동원, 파업, 직장폐쇄 내지 노사분규, 민란, 폭동, 전염병 내지 유행병, 화재, 태풍, 홍수 등과 같이 당사자의 통제를 벗어나는 상황으로부터 불가항력이 직접 발생한 경우, 계약 당사자는 그 의무 불이행에 대한 책임이 없다는 내용입니다.
예를 들어, 노사 분규로 인해 화물 택배 파업이 되어 발송이 어려워 불가항력으로 납기를 못맞춰 매수인에게 손해를 입혔을 경우 의무 불이행에 대한 책임이 없다는 내용인 것이죠.
9. 지식재산권(산업재산권)
해당 조항은 매수인이 계약의 이행한 범위 외에 매도인의 지적재산권 혹은 산업재산권을 침해하여 사용하거나 수정, 배포할 수 없다는 내용입니다. 예를 들어, 특허나 기술, 홍보 자료나 상호, 상표 혹은 각종 디자인 자료들을 마음대로 수정하거나 배포할 수 없다는 내용이며, 불법적으로 유출되지 않도록 책임을 다해야 한다는 조항이죠.
10. 비밀유지의무
매수인과 매도인의 상호 이익을 위해 협의하는 과정에서 상대방의 영업 비밀, 제품 정보 등을 공개하게 되는데, 이를 제3자에게 누설하거나 공개하면 안 된다는 내용의 조항입니다. 해당 조항에는 계약이 종료한 후에도 비밀 유지가 몇 년간 유지된다는 내용을 포함시키게 됩니다.
11. 권리, 의무의 양도 금지
상대방의 사전 서면 동의 없이 계약 또는 개별 약정서의 권리가 제3자에 양도되거나 제공될 수 없다는 내용입니다.
12. 손해배상
손해배상은 계약서에서 정한 위반 사항 혹은 상거래법에 위배되는 내용으로 상대방에게 손해를 가했을 경우, 귀책사유에 따라 손해를 배상해야 할 한다는 내용입니다. 상품의 성격이나 거래 상황에 따라 발생할 수 있는 직접적인 손해에 대해 나열하는 경우도 있습니다. 참고 바랍니다.
13. 계약 해제, 해지
계약이 해지되는 조건에 대해 나열한 조항입니다. 상대방의 불가항력의 사유 또는 계약의 일반적인 과실이 발생하여 계약 이행이 불가하거나, 계약 이행에 불응할 시 계약을 해지가 가능하다는 내용을 포함합니다. 또한, 계약 해지로 인한 손해가 발생할 시, 책임 있는 당사자는 계약 해지로 인한 손해를 배상하여야 한다는 내용도 기재됩니다.
14. 분쟁 해결 및 중재
모든 분쟁, 논란에 대한 중재를 어느 국가 어디에서 할 것인지를 나타내는 조항입니다. 국내외 거래의 분쟁은 대한상사중재원에서 통해 중재, 조정, 알선이 가능하여 해당 내용을 계약서 상에 명시하게 됩니다.
15. 계약의 변경
상호 협의하에 서면으로 계약이 변경되거나 추가될 수 있다는 조항입니다. 계약을 완료하였으나 문제가 될 수 있는 언어적인 문제, 혹은 조항 추가나 계약 물품의 변경과 같은 내용을 협의하에 수정할 수 있다는 것이죠.
16. 기타
기타 내용에는 대부분 2통의 계약서를 작성하고 기명날인하여 각각 1부씩 보관한다는 내용과 신의성실의 의무를 다한다는 내용을 포함합니다. 또한, 각 조항에 넣기 애매한 문구 혹은 협의 내용을 추가하기도 합니다.
1) 내수용 물품공급계약서 (물품매매계약서) 다운로드
: 국내 기업 간 내수 거래를 위해 작성
2) 해외 수출 물품공급계약서 (해외 물품매매계약서) 국문 다운로드
제조사와 수출자 간 수출 공급 위해 작성
(제조사가 직수출 자일 때에는 작성하지 아니하고, 수출자가 따로 있는 경우
수출대행 계약 혹은 물품공급계약서로 작성한다.)
3) 해외 수출 물품공급계약서 영문 다운로드
수출자와 수입자(바이어) 사이 물품 공급을 위해 영문으로 작성
(제조사가 직수출 자일 때도 작성)
4) 수출용 3자 물품공급계약서 국/영문
제조사, 수출자, 수입자(바이어) 3개 기업 사이에 물품 공급을 위해 작성.
기본적으로 자사에서 사용하는 계약서 양식 상위 4가지가 있습니다. 하지만 앞서 말씀드렸듯이 표준계약서가 있지만 본인의 상황과 협의 내용에 따라 계약서 조항들은 달라지게 됩니다. 4가지 계약서를 다운로드하셔서 각 조항을 모두 읽어 보시고 작성하는 연습을 몇 번 하시다 보면 본인의 상황에 맞게 어떠한 조항들을 넣어야 하고 어떻게 수정해야 하는지 감이 오실 것이라고 생각합니다. 해당 글이 조금의 도움이 되길 바랍니다.
국내 물품 공급계약에 있어서는 필요가 없지만, 수출 계약 시에는 INCOTERMS 인도조건에 대한 내용이 반드시 기재됩니다. 혹시 INCOTERMS에 대해 내용을 모르시고 계시다면 아래 제가 발행한 글을 첨부하였으니 참고하시면 좋을 것 같습니다. 감사합니다.
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