수출 무역 서류, 주문서 PO (Purchase Order) 양식 및 작성 방법 [파일 첨부, 다운로드]

안녕하세요. 임과장입니다.

 

오늘은 수출 무역 서류 중에서 주문서에 해당하는 PO (Purchase Order)의 양식 및 작성 방법에 대하여 이야기 해보려고 합니다. 

 

주문서 PO (Purchase Order)란 무엇인가?

주문서 PO (Purchase Order)는 가격 및 기타 수출 조건들을 협의한 후 바이어(구매자)에게 최종적으로 받게 되는 정식 오퍼를 하는 무역 서류입니다. 말그대로 구매 의사를 보여주는 최종 주문서이죠.

 

양식은 오퍼 시트(Offer Sheet)와 동일한 양식이며, 오퍼 시트(Offer Sheet)를 통해 최종 협의된 내용에 제목만 PO(Purchase Order)로 변경하여 최종 주문을 받게 됩니다. (기본적인 양식은 오퍼 시트(Offer Sheet)와 동일하더라도 회사 마다 사용하는 양식이 다를 수는 있으니 참고바랍니다.)

 

주문서 PO (Purchase Order) 양식 및 작성 방법

 

1. 머릿글: 회사소개 - 머릿글에 회사소개를 넣는 이유가 궁금하신 분은 지난 offer sheet 글을 참고 부탁드립니다.

 

2. Date: 문서 발행일을 기입 (바이어에게 오퍼 한 날짜)

3. Ref no.: 문서 번호 기입 (문서 기록을 위한 번호입니다. 회사 내부 규정에 따라 기입합니다.)

4. MESSRS.: 바이어 정보입니다. 회사명, 주소 정도 기입하면 됩니다.

5. Item No.: 제안하는 제품 리스트 번호

6. HS CODE: 수출 시 기입하는 HS CODE 

7. Product: 제품명과 함께 용량, 사이즈와 같은 간략한 설명을 기입 ( ex, Jelly 46g )

8. Unit Price: 개당 단가를 기입

9. Amount: 제품당 총 가격을 기입

10. Total: 제품 총 가격을 기입

11. Country of Origin: 제품의 원산지를 기입

12. Shipment: 제품의 선적 방법을 기입 (항공이면 By Air Freight, 해상이면 By Ocean Freight)

13. Inspection: 검수 항목 - 수출시 특이 사항으로 협의한 내용이 없는 이상 판매자가 최종 검수한다는 내용을 기입하면 됩니다. ex) Seller by Final 

14. Payment: 상품 대금 지급 방법을 작성 (ex, T/T, L/C, Credit Card)

15. Validity: 견적 유효기간을 기입합니다. 환율로 인한 가격 변동으로 수익 편차가 발생 할 수 있기 때문에 유효기간을 작성해서 전달하는 것이 좋습니다.

16. Remarks: 수출 인코텀즈 기타 협의된 수출입요건에 대해서 간략하게 작성합니다. ex) FOB, CIF, etc.

17. APPENDIX: 부록입니다. 오퍼 시트는 제안 문서이기 때문에 상품의 이미지나 간략한 소개서가 있으면 좋기 때문에 오퍼시트 뒷장에 첨부하기도 합니다.

 

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주문서 PO(Purchase Order) 양식.docx

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주문서 PO (Purchase Order)의 필요성

 

샘플과 같은 소량 주문에 있어서는 구두상 협의하거나 인보이스로 대체하여 주문서 PO (Purchase Order)를 생략하기도 합니다. 다만, 대량 주문과 같은 경우에도 무역 거래 리스크가 크기 때문에 PO와 같은 주문서 작성을 꼼꼼히 하셔서 예기치 못한 무역 리스크에 대비하셔야 합니다.

 

가령 바이어(구매자)와 거래를 잘하고 있다가 갑자기 협의한 대로 이행하지 않아 낭패를 보는 경우도 있습니다. "에이~설마 그런일이 발생하겠어?"라고 생각하실 수 있지만 정말 빈번하게 발생합니다. 뻔뻔한 바이어들도 있죠.

 

이럴 때 주문서 PO (Purchase Order)는 우리가 상호 거래 조건 협의를 끝내고 거래를 이행 했다는 서류가 되기 때문에 거래 내역을 증빙하는 보충 자료가 될 수 있으니 주문서 양식 HISTORY 기록해야 합니다.

 

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단!!!

 

여기서 "거래 내역을 증빙하는 보충 자료"라고 말씀드리는 이유는 주문서 PO만으로 무역 거래 리스크를 대비하기엔 부족하기 때문입니다. 거래를 할 시에는 양사 간의 거래 조건이 기입된 수출 계약서 작성은 필수임을 참고 바랍니다. 감사합니다.