안녕하세요. 임과장입니다. 오늘은 거래처원장에 대해 알아보려고 합니다. 거래처원장에 대한 내용과 함께 작성 방법, 그리고 양식을 다운로드 하실 수 있도록 작성하였으니, 마지막에는 꼭 양식을 다운로드하셔서 연습해보시기를 바랍니다. (양식을 다운로드 하시면 간단한 설명도 기재해놓았습니다.)
거래처 원장이란 무엇인가
"제품/서비스를 팔았을 때 얼마를 받고, 얼마를 못받았는지를 보여주는 장부"
거래처원장이란 대게 회사간 거래 시 거래 내역을 작성하는 장부로 외상매출금 원장이라고도 불립니다. 거래 내역을 보여주는 장부중에서도 외상매출금, 즉 상품을 팔고도 돋을 받지 못한 미수금 금액에 대해 자세히 기록한 장부라고 생각하시면 됩니다. (반대로 미지급금이 있을 때에도 간혹 사용하긴 합니다.) 즉, 회사의 거래 내역간에 미수금 발생할 시 거래처에게 발송하는 용도로 주로 사용하는 장부죠.
거래처 원장에 기재되는 필수 내용 / 작성 방법
거래처원장은 대부분 프로그램을 사용한 전산 회계를 통해 작성하지만 간혹 수기로 작성하기도 합니다. 양식은 회사마다 다르기 때문에 기재 되는 내용 또한 약간의 차이가 있지만 기본적으로 기재 되는 내용은 아래와 같습니다.
1. 작성일 : 거래처 원장의 작성 일자를 작성하면 됩니다. 2. 거래처 회사명 : 거래처의 회사명만 기재해도 됩니다. 3. 내용(계정과목) : 거래처에게 요청하는 항목입니다. 간단하게 미수금 혹은 외상매출금이라 작성하셔도 됩니다. 전산회계에서는 계정 과목으로 항목을 기재하게 되죠. 예를 들어, 거래처별로 미수금, 복리후생비, 미지급금과 같은 항목을 선택하면 그 항목만 따로 확인할 수 있는 것이죠. 4. 날짜 : 거래가 발생한 날짜를 작성합니다. 동일 품목의 발주가 발생했거나 입금이 일어났다면 해당 시간 순으로 기록합니다. 거래처 원장의 모든 기재 사항은 날짜 기준으로 발생한 순서에 따라 작성해주시는 것이 좋습니다. 예를 들어, 통장 입/출금 내역을 확인하는 것과 같습니다. 5. 제품정보 : 거래 항목의 명칭을 정확하게 기재합니다. 6. 수량 및 단가 : 거래 항목의 수량 및 단가를 작성합니다. 이는 실물을 납품하는 경우 작성하지만 서비스와 같은 무형 서비스를 납품한 경우에는 수량 및 단가 항목을 제외하고 바로 다음의 "7.금액(차변)"을 작성하시면 됩니다. 7. 금액(차변) : 복식 회계에서의 대변차변(貸邊借邊)중 왼쪽에 해당하는 차변입니다. 쉽게 설명하여 언제 얼마를 팔았는지를 작성하시면 됩니다. 8. 입금액(대변) : 복식 회계에서의 대변차변(貸邊借邊)중 오른쪽에 해당하는 대변입니다. 판매한 제품과 서비스가 입금을 받았는지 아니면 입금을 받지 못했는지를 작성하시면 됩니다. 9. 잔액 : 상위 금액(차변)과 입금액(대변)은 대차평균 원리에 따라 "금액이 동일"해야 합니다. 금액이 동일할 시 잔액은 0원으로 기록됩니다. 판매한 금액에 비해 입금받은 내역이 모자라다면 미수금, 즉 외상으로 처리되며 잔액이 남게 됩니다. 10. 합계 : 합계에는 전체 금액(차변)과 입금액(대변)의 금액이 표시되고, 대차대조를 통해 잔액이 얼마 남았는지 표기가 됩니다. 예를 들어, 총 판매 금액이 39,600원인데 입금받은 금액이 13,200원이라고 한다면 잔액은 26,400원이 남게 되는 것이죠. 즉, 거래처에게 잔액 26,400원을 받아야 하는 것이 됩니다. |
대변차변(貸邊借邊)이란?
차변과 대변은 대차대조를 통해 금액이 같아야 하는 것이 원칙이다.
차변(자산) = 대변(자본+부채)
| 차변 (자산) | 대변 (자본+부채) |
| 자산의 증가 | 자산의 감소 |
| 부채의 감소 | 부채의 증가 |
| 자본의 감소 | 자본의 증가 |
| 비용의 발생 | 수익의 발생 |
본분에서는 미수금 발생시 발송하는 거래처 원장의 용도로 정도로만 기재하였만, 사실 대변차변이라고 하면 복식 회계상에서 양 변을 의미하며 각각 4가지 요소( 총8가지 요소)로 상위 표와 같이 기록하는 것이 원칙입니다. 일정 기간동안의 거래를 차변과 대변으로 나누어 자금이 어떻게 조달되고, 사용되었는지를 명확하게 보여주게 되는 것이죠. 감소하거나 증가하는 금액 만큼 동일한 금액을 다른 변에 기재하여 서로 합을 맞춘다고 이해하시면 될 것같습니다.
거래처 원장 양식 다운로드
거래처원장 양식을 다운로드 받으실 수 있도록 링크를 걸어놨습니다. 양식안에는 예시를 넣어뒀으니, 다운로드 받으셔서 작성해보시길 바랍니다.
이외에도 업무에 필요한 양식들을 업로드중입니다. 유통/수출 등 거래에 필요한 필수 자료들은 앞으로 꾸준히 업로드할 예정이니 관심있게 봐주시면 좋을 것 같습니다. 감사드립니다. 좋은 하루 보내시길 바랍니다.
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